Dane osobowe są cenniejsze niż pieniądze, które znajdują się w naszym portfelu lub na koncie. Ich ochrona jest kluczem do naszego bezpieczeństwa. Dlatego umieszczając je na dokumentacji papierowej czy elektronicznej musimy mieć pewność, że nie trafią w niepowołane ręce. Z tego powodu dokumenty z naszymi danymi osobowymi w odpowiednim momencie powinny zostać zniszczone i zutylizowane. Pojawia się jednak pytanie, jak to zrobić, aby zyskać 100-procentową pewność, że nasze dane są całkowicie bezpieczne?

Niszczenie i utylizacja dokumentów – dlaczego jest to konieczne?

Każda firma codziennie generuje wiele informacji, które trafiają na papier lub przybierają formę dokumentu elektronicznego. Ważność tych dokumentów z czasem upływa, i wtedy należy je zniszczyć i zutylizować. Wyrzucenie ich do kosza na śmieci lub do pojemnika na papier nie jest najlepszym pomysłem. Postępując w ten sposób narażamy wszystkie zawarte w dokumencie dane na dostanie się w niepowołane ręce. Dlatego niezbędne jest zastosowanie odpowiedniej procedury niszczenia i utylizacji dokumentów, która:

  • zapobiega wyciekowi wrażliwych danych;
  • pozwala uniknąć przetwarzania danych osobowych przez nieodpowiednie osoby;
  • zapewnia bezpieczeństwo organizacji;
  • chroni dane klientów czy inne istotne tajemnice biznesowe, których wyciek mógłby negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy.

Niszczenie dokumentów chroni nas przed przestępcami trudniącymi się kradzieżą osobowości. Co więcej, odpowiednio zutylizowane dokumenty doskonale nadają się jako surowiec wtórny do produkcji papieru. Jest to działanie korzystne z punktu widzenia ekologii. Utylizacja dokumentów to także oszczędność, bowiem przechowywanie dokumentów nie podlegających wymogowi magazynowania jest droższe, niż ich zniszczenie.

Zgodnie z wymogami prawa

Dane osobowe i wrażliwe są chronione prawnie. W tej kwestii obowiązujące od 25 maja br. Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) niczego nie zmienia. Jednak w porównaniu do regulacji obowiązujących do maja br., RODO nakłada na procesora szereg obowiązków i rozszerza katalog elementów, które muszą zostać określone przez strony stosunku powierzenia.

Wraz z wejściem w życie RODO wiele firm musiało pozbyć się niemałej ilości dokumentów, ponieważ według obowiązujących przepisów przechowywanie danych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, jest zabronione. Likwidacja niepotrzebnych dokumentów stała się priorytetem z jednego ważnego powodu – groźby kary. W wypadku wycieku danych na zewnątrz na firmę nakładana będzie dotkliwa kara finansowa. Może ona wynieść do 4% całkowitych rocznych przychodów firmy.

Należy również podkreślić, że naruszenie ochrony danych rodzi potrzebę powiadomienia o tym fakcie klientów firmy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czym utylizujemy dokumenty?

RODO nie wskazuje na rodzaj niszczarki dokumentów jakiej należy używać, ale jeśli usuwane informacje rzeczywiście mają zniknąć na dobre, należy brać pod uwagę wyłącznie urządzenia spełniające normę DIN 66399. Określa ona dokładność niszczenia informacji zarówno z dokumentów papierowych, jak i cyfrowych danych. DIN 66399 definiuje siedem poziomów zabezpieczeń (od P-1 do P-7), spośród których najlepiej nie zwracać uwagi na te poniżej poziomu P-4.

Gdy dokumenty zostaną już zniszczone przez odpowiedni sprzęt przychodzi pora, aby zrobić porządek z otrzymanymi ścinkami. Wbrew pozorom pozbycie się ich nie jest problematyczne, wystarczy użyć odpowiedniej metody. Wykorzystując w trakcie utylizacji pozostałości papieru odpowiednich środków chemicznych otrzymuje się substrat do produkcji papieru. Umożliwia to całkowity recykling dokumentów. W ten sposób chronimy środowisko i uzyskujemy możliwość wykorzystania cennego surowca wtórnego jeszcze raz.

Zaufaj specjaliście

Niszczenie i utylizację dokumentów najlepiej powierzyć firmie, która specjalizuje się w tego typu zadaniach. Takie rozwiązanie gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy. Warto jednak pamiętać, że przy korzystaniu z usług zewnętrznych firm niezbędne jest podpisanie umowy powierzenia danych, ponieważ niszczenie dokumentów jest formą ich przetwarzania. Ponadto zawsze należy udokumentować, jakie materiały i za jaki okres uległy zniszczeniu.

Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *